 |
| Số hóa tài liệu |
Số hóa tài liệu đang từng bước khẳng định vị thế của mình trong công tác văn thư lưu trữ tại các Doanh nghiệp nói riêng, hay tại các đơn vị sử dụng nhiều đến công đoạn lưu trữ, xử lý văn bản các loại nói chung.
Vậy số hóa tài liệu là gì và có khả năng hỗ trợ các Doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau để hiểu hơn về dịch vụ tuyệt vời này:
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu là một biện pháp tối ưu hóa dữ liệu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin trở nên rất dễ dàng. Không còn cảnh nhân viên phải vật lộn với đống giấy tờ, muốn tìm kiếm thông tin lại phải lục hết lên một lần nữa.Dịch vụ này giúp Doanh nghiệp cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ nhưng vẫn đảm bảo tối ưu một cách tốt nhất cho việc lưu trữ và xử lý tài liệu, như thao tác chỉnh sửa, tìm kiếm hay có thể tái sử dụng nhiều lần, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác.
Lợi ích của Số hóa tài liệu đối với Doanh nghiệp
Những tiện ích từ Số hóa tài liệu đem lại là rất nhiều, trong khuôn khổ bài viết này mình chỉ xin liệt kê mọt vài "lý do" cực chính đáng để các Doanh nghiệp nên dần chuyển sang quản lý tài liệu bằng kỹ thuật số này:
- Giảm không gian lưu trữ: những chồng giấy tờ chất đầy trên bàn làm việc sẽ không còn nữa mà tất cả sẽ được lưu trữ trên phương tiện máy tính, mọi thứ trở nên gọn gàng và thuận tiện hơn rất nhiều.
- Bảo quản tài liệu tốt hơn: tài liệu được lưu trữ trên giấy phải đối mặt với nhiều "nguy cơ" phá hoại từ bên ngoài như mối mọt, ẩm ướt, động vật gặm nhấm. Số hóa tài liệu sẽ giúp Doanh nghiệp giải quyết vấn đề đó một cách tuyệt đối.
- Tra cứu, tìm kiếm, chia sẻ thông tin nhanh chóng: tài liệu được lưu trữ và xử lý bằng công nghệ nên các thao tác trong quá trình sử dụng đều rất đơn giản và dễ dàng, nhanh chóng.
- Lưu trữ tài liệu vĩnh viễn: khác với lưu trữ trên giấy kiểu truyền thống trong một thời gian nhất định, tài liệu được số hóa sẽ được lưu trữ vĩnh viễn, đảm bảo thông tin được giữ gìn hoàn hảo.
- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin: điều này khá dễ hiểu, một tài liệu được mã hóa bởi công nghệ so với để tênh hênh trên giấy tất nhiên phải bảo mật hơn gấp nhiều lần rồi.
- Nâng cao hiệu quả công việc: vì các thông tin, dữ liệu được truyền và xử lý nhanh chóng, kịp thời.
- Chi phí cho nhân sự, không gian lưu trữ, vận hành,...được giảm tối đa.
Kết
Đã đến lúc Doanh nghiệp của bạn cần ứng dụng công nghệ mới này vào quản lý tài liệu, dữ liệu của công ty, với tất cả những lợi ích ưu việt mà nó mang lại, Số hóa tài liệu trong tương lai gần chắc chắn sẽ trở thành xu hướng tất yếu cho công tác văn thư lưu trữ nói chung.
Công ty TNHH BPO.MP chuyên tư vấn và cung cấp các dịch vụ Số hóa tài liệu chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng. Giúp các Doanh nghiệp được sử dụng dịch vụ một cách tốt nhất với giá thành ưu đãi nhất.
